Belege manuell erfassen
Eingehende Belege werden einzeln geöffnet, gelesen und von Hand in die Buchhaltung übernommen.
Bürokratie-Copilot · Für Steuerkanzleien
Weniger manuelle Belegarbeit. Mehr Zeit für Ihre Mandanten.
Bürokratie-Copilot unterstützt Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros bei der strukturierten Verarbeitung eingehender Dokumente – von der Erfassung und Mandantenzuordnung bis zur Qualitätsprüfung und Vorbereitung des DATEV-Exports.
Typische Probleme
Was die Belegverarbeitung in Kanzleien erschwert
Mandanten manuell zuordnen
Jeder Beleg muss dem richtigen Mandanten zugeordnet werden – fehleranfällig bei vielen Klienten.
Doppelte Erfassung
Dieselben Daten werden in mehreren Listen, Programmen oder Tabellen gepflegt.
Aufwändige Qualitätsprüfung
Unvollständige oder unklare Belege erfordern zeitintensive Rückfragen und Nacharbeit.
Manuelle DATEV-Vorbereitung
Daten für die Buchhaltung werden von Hand aufbereitet und in DATEV übertragen.
Fehlender Überblick
Der Status offener Belege ist nicht auf einen Blick sichtbar – Nachfragen kosten Zeit.
Der Ablauf
Vom Dokumenteneingang zum DATEV-Export
Ein klarer, nachvollziehbarer Prozess – mit menschlicher Kontrolle an den richtigen Stellen.
DokumenteneingangPDF · E-Mail · Scan
MandantenzuordnungAutomatisch vorgeschlagen
DatenerfassungFelder & Beträge
QualitätsprüfungUnklare Werte markiert
DATEV-ExportStrukturierte Daten
Klassifizierung & Extraktion
So werden Belege erkannt und aufbereitet
Bürokratie-Copilot klassifiziert eingehende Belege, extrahiert die relevanten Felder und markiert unsichere Werte für die Prüfung. Beispiel – vereinfachte Darstellung:
- Automatische Klassifizierung nach Belegtyp und Mandant
- Extraktion von Rechnungsdaten, Beträgen und Steuersätzen
- Markierung unsicherer Ergebnisse für die menschliche Prüfung
Unklare Ergebnisse werden niemals stillschweigend übernommen. Werte mit geringer Sicherheit landen in der Prüfansicht – erst nach Freigabe durch Ihre Mitarbeitenden gehen sie weiter.
Beispiel: Eingangsrechnung (vereinfachte Darstellung)
| Feld | Erkannter Wert | Status |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | RG-2025-0417 | Sicher |
| Rechnungsdatum | 12.09.2025 | Sicher |
| Nettobetrag | 1.240,00 € | Sicher |
| Umsatzsteuer | 235,60 € | Prüfen |
| Mandant | Muster GmbH (vorgeschlagen) | Prüfen |
| Zahlungsziel | 30 Tage | Sicher |
Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung – keine realen Mandantendaten.
Mehrere Mandanten, klare Zuordnung
Belege werden automatisch dem vorgeschlagenen Mandanten zugeordnet – prüfbar und korrigierbar durch Ihre Mitarbeitenden.
Qualitätsprüfung durch Menschen
Unsichere oder unvollständige Belege landen in einer Prüfansicht – die Freigabe bleibt bei Ihrem Team.
Vorbereitung für den DATEV-Export
Geprüfte Daten werden strukturiert aufbereitet und für den Import in Ihre DATEV-Anwendungen bereitgestellt (z. B. als Datei-Export).
Wichtige Einordnung: Bürokratie-Copilot ist kein offizielles DATEV-Produkt, es besteht keine DATEV- Partnerschaft und kein direkter Zugriff auf DATEV-Systeme. Die Lösung führt keine vollständige Buchhaltung und erzeugt keine Buchungssätze – sie bereitet strukturierte Daten für Ihre DATEV-Anwendungen vor.
FAQ
Häufige Fragen
Wie läuft die Einführung in unserer Kanzlei ab?
Wir beginnen mit einer Analyse Ihrer Belegarten und Abläufe, richten einen Pilotbetrieb für einen begrenzten Kreis von Mandanten ein und werten die Ergebnisse gemeinsam aus. Erst danach folgt die schrittweise Ausweitung.
Wie sicher werden Mandantendaten verarbeitet?
Belegdaten werden nur für die vereinbarte Verarbeitung genutzt, nach dem Prinzip der Datenminimierung und in der vereinbarten Umgebung. Zugriffe sind auf berechtigte Personen beschränkt. Details regeln wir vor Projektbeginn vertraglich – einschließlich des Mandantengeheimnisses.
Welche Belegformate werden unterstützt?
Typischerweise PDF-Dokumente, E-Mail-Anhänge und Scans. Welche Formate und Qualitäten zuverlässig verarbeitet werden können, prüfen wir anhand Ihrer realen Belege im Pilotprojekt.
Wie arbeitet Bürokratie-Copilot mit DATEV zusammen?
Ehrlich gesagt: nicht direkt. Bürokratie-Copilot bereitet strukturierte Daten für den Import in Ihre DATEV-Anwendungen vor (z. B. als Datei-Export). Es besteht keine offizielle DATEV-Partnerschaft und kein direkter Zugriff auf Ihre DATEV-Systeme – die finale Buchung erfolgt weiterhin durch Ihre Kanzlei.
Ersetzt Bürokratie-Copilot die Buchhaltung?
Nein. Die Lösung automatisiert die Erfassung, Zuordnung und Vorprüfung von Belegen. Die fachliche Prüfung, die Buchung und die Verantwortung bleiben bei Ihren Mitarbeitenden.
Demo anfragen
Sehen Sie Bürokratie-Copilot in Aktion
Stellen Sie uns Ihre typischen Belege vor – wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie die Verarbeitung in Ihrer Kanzlei aussehen kann.